Dokumenteneinsicht und Einsicht in Statistiken und Daten

Die Gemeinde Sønderborg möchte die größtmögliche Offenheit in der Gemeindeverwaltung, und wir werden daher weitreichenderen Zugang zu Dokumenten gewähren, als es das Gesetz vorschreibt. Wir können jedoch keinen Zugang zu Informationen gewähren, die unter Vertraulichkeitsregeln fallen oder deren Offenlegung gegen andere Gesetze verstoßen würde.  

Wer kann Zugang zu Dokumenten beantragen und wofür?

In der öffentlichen Verwaltung gilt ein Grundsatz der Offenheit. Das bedeutet, dass grundsätzlich jeder verlangen kann, alle Unterlagen einzusehen, die eine Gemeinde zu einem Fall besitzt. B. Karten, Filme, Zeichnungen oder Auszüge aus Informationen aus unseren Datenbanken sowie Beschreibungen der Arten von Informationen, die in unseren Datenbanken enthalten sind. 

Der Zugang zur Dokumenteneinsicht ist jedoch nicht ausnahmslos.

Wenn sich Ihr Antrag auf Zugang zu Dokumenten auf Ihren eigenen Fall bezieht oder wenn Sie Partei in einem Fall sind, was bedeutet, dass Sie von einer Entscheidung, die wir getroffen haben, direkt betroffen sind, haben Sie das Recht auf Zugang zu Dokumenten gemäß den Regeln in das Gesetz über die öffentliche Verwaltung. Beispielsweise kann es personenbezogene Daten geben, auf die Sie nur zugreifen können, wenn Sie an dem Fall beteiligt sind, und auf die andere, z. B. Journalisten, keinen Zugriff haben.

Wenn Sie Zugang zu Dokumenten in Umweltinformationen wünschen, gibt es Zugang zu Dokumenten nach dem Umweltinformationsgesetz. Das Gesetz ergänzt die Bestimmungen über den Zugang zu Dokumenten gem Publizitätsgesetz og das Gesetz über die öffentliche Verwaltung.

Sie können auch Einblick in Register gewinnen. Wenn Sie Einblick in alle Register/Verarbeitungen der Gemeinde Sønderborg wünschen, können Sie einen Registerzugang beantragen über Borger.dk

Auf welche Informationen können Sie nicht zugreifen?

Es gibt bestimmte Arten von Fällen, in denen wir aufgrund der Vorschriften des Offenlegungsgesetzes möglicherweise keinen Zugang zu Dokumenten gewähren. Die wichtigsten Ausnahmen sind:

• Strafsachen und Fälle über Beschäftigung und Beförderung im öffentlichen Dienst
• Personalangelegenheiten
  Sie können nur Informationen über den Namen, die Position, die Ausbildung, die Arbeitsaufgaben, die Gehaltskonditionen und die Dienstreisen des Mitarbeiters erhalten

Zusätzlich zu den oben genannten Informationen können für Mitarbeiter in Führungspositionen nur Informationen über Disziplinarfälle eingeholt werden, die weniger als zwei Jahre zurückliegen.

Interne Dokumente
Interne Unterlagen sind nach dem Öffentlichkeitsarbeitsgesetz grundsätzlich von der Akteneinsicht ausgenommen. Unter internen Dokumenten sind Dokumente zu verstehen, die wir für unseren eigenen Gebrauch erstellen und die nicht an Außenstehende weitergegeben werden, d. h. an natürliche oder juristische Personen außerhalb der Gemeinde Sønderborg. Es kann zum Beispiel sein:

• Interner Informationsaustausch innerhalb der Gemeindeverwaltungen
• Interner Informationsaustausch zwischen dem Gemeinderat und seinen Ausschüssen, Gremien und Verwaltungen

In einigen Fällen haben Sie jedoch Anspruch auf Einsichtnahme in interne Dokumente. Dies sind zum Beispiel interne Dokumente, die nur unsere abschließende Entscheidung in dem Fall enthalten oder nur Informationen enthalten, die der Notizpflicht unterliegen.

Auch wenn es sich um interne Dokumente handelt, haben Sie das Recht auf Zugang zu Informationen über die tatsächlichen Grundlagen eines Falls, soweit die Informationen für den Fall relevant sind, wenn diese Informationen nicht in anderen als den internen Dokumenten enthalten sind.

Andere besondere Dokumente können von der Dokumentenprüfung ausgenommen werden. Das können zum Beispiel unsere Korrespondenz mit einem Anwalt im Zusammenhang mit Gerichtsverfahren oder Dokumente im Zusammenhang mit Kaufverträgen, Angeboten und mehr, Kalender von Politikern und öffentlichen Bediensteten sein.

Im Zusammenhang mit Anträgen auf Zugang zu Dokumenten in Kalendern wird immer konkret geprüft, ob Informationen vorliegen, die nicht weitergegeben werden dürfen, weil sie gegen andere Gesetze oder Vertraulichkeitsregeln verstoßen würden.

Vertrauliche Informationen
Einige Informationen sind vom Recht auf Zugang zu Dokumenten ausgenommen. Dies können beispielsweise Informationen sein über:

• Private oder finanzielle Verhältnisse von Personen
• Betriebs- oder Geschäftsbedingungen und technische Einrichtungen von Unternehmen

Das Recht auf Zugang zu Dokumenten kann auch in anderen Fällen eingeschränkt werden, beispielsweise wenn dies zum Schutz finanzieller Interessen der Öffentlichkeit erforderlich ist oder im Zusammenhang mit einem Vertragsabschluss durch die Öffentlichkeit.

Andere Ausnahmen
Erhebliche Erwägungen im Interesse der Gemeinde sowie anderer öffentlicher oder privater Interessen können nach konkreter Prüfung dazu führen, dass der Zugang zu Dokumenten eingeschränkt werden kann. Dies gilt zum Beispiel:

• Bei der Durchführung unserer Steuerungs- oder Planungsaufgaben
• Unter Berücksichtigung unserer Geschäftstätigkeit und finanziellen Interessen
• Originalideen von Wissenschaftlern und Künstlern, vorläufige Forschungsergebnisse und Manuskripte
• Berücksichtigung der außenpolitischen Interessen des Königreichs
• Im Hinblick auf die Staatssicherheit oder die Verteidigung des Königreichs.

Darüber hinaus können auch andere Unterlagen oder Informationen von der Akteneinsicht ausgenommen sein, wenn die Akteneinsichtspflicht durch besondere Geheimhaltungsvorschriften anderer Rechtsvorschriften eingeschränkt ist.

In der Regel können Sie nur auf vorhandene Unterlagen zu dem Fall zugreifen, und wir sind daher nicht verpflichtet, neues Material, Analysen, Statistiken usw. zu erstellen. Wenn Sie Informationen anfordern, die durch Zusammenstellung vorhandener Informationen in den Datenbanken der Gemeinde gewonnen werden können , müssen auch Zugriff auf diese sogenannten „Datenextrakte“ gewährt werden, wenn sie mit wenigen und einfachen Befehlen durchgeführt werden können.

Wie beantragen Sie den Dokumentenzugang?

Es gibt keine Anforderungen an die Beantragung des Zugangs zu Dokumenten. Dies kann per Brief, E-Mail, Telefon oder durch persönlichen Kontakt erfolgen.

Wenn Sie Zugang zu einem Fall oder einem Dokument wünschen, müssen Sie sich an die für den betreffenden Fall zuständige Stelle oder Dienststelle der Gemeinde wenden. Wenn Sie an einem laufenden Fall beteiligt sind, müssen Sie sich an den zuständigen Fallmanager oder die zuständige Abteilung wenden, die Ihren Fall bearbeitet.

Wenn Sie Zugang zu anderen Fällen oder Dokumenten wünschen oder sich nicht sicher sind, wohin Sie gehen sollen, senden Sie die Anfrage an die E-Mail-Adresse des Stadtratssekretariats aktindsigt@sonderborg.dk oder anrufen tel. +45 88 72 64 00. Registereinsicht Sie suchen jedoch über Borger.dk.

Ihr Antrag auf Dokumentenzugang muss die Informationen enthalten, die für die Identifizierung des Falls oder der Dokumente, zu denen Sie Dokumentenzugang beantragen, erforderlich sind. Der Antrag kann ein Thema angeben, für das der Zugang zu Dokumenten beantragt wird.Ein Thema kann beispielsweise "Schneeräumungsfälle" sein. Je genauer Sie in Ihrer Beschreibung angeben, worauf Sie zugreifen möchten, desto einfacher und schneller können wir Ihre Anfrage bearbeiten.

Es ist nicht erforderlich, dass Sie Ihren Antrag auf Dokumenteneinsicht begründen, und es ist auch nicht erforderlich, die Zeitschriftennummer oder den Namen des Falls zu kennen, in dem Sie Dokumenteneinsicht wünschen.

Wenn Sie an einem Fall beteiligt sind, müssen Sie angeben, um welchen Fall es sich handelt.

Was mache ich, wenn mir der Zugang zu Dokumenten verweigert wird?

Wir haben die Möglichkeit, die Bearbeitung eines Antrags auf Dokumentenzugang abzulehnen, wenn die Bearbeitung des Antrags einen unverhältnismäßigen Ressourceneinsatz erfordern würde. Dies kann der Fall sein, wenn der Zugang zu Dokumenten in vielen Fällen oder Dokumenten beantragt wird oder die Bearbeitung des Antrags aufgrund des Inhalts der Dokumente und Fälle erschwert wird.

Wir haben auch die Möglichkeit, die Bearbeitung eines Antrags auf Zugang zu Dokumenten abzulehnen, wenn davon auszugehen ist, dass der Antrag einem rechtswidrigen Zweck oder ähnlichem dient.

Wird Ihnen die Akteneinsicht verweigert oder nur ein Teil des Materials zugänglich gemacht, zu dem Sie die Akteneinsicht beantragt haben, haben Sie Anspruch auf eine Entscheidung mit Begründung und Beschwerdebelehrung. Wenn Sie mit der Entscheidung nicht einverstanden sind, haben Sie die Möglichkeit, gegen die Entscheidung Widerspruch einzulegen, wie in der Widerspruchsbelehrung beschrieben.

Wenn Sie sich über eine Entscheidung über den Dokumentenzugang beschweren möchten, müssen Sie die Beschwerde an die Dienststelle der Gemeinde Sønderborg weiterleiten, die die Entscheidung über den Dokumentenzugang getroffen hat. Wir werden die Entscheidung dann überdenken. Halten wir an unserer Entscheidung fest, leiten wir die Beschwerde und die Fallunterlagen spätestens sieben Werktage nach Eingang der Beschwerde an die Beschwerdeinstanz weiter.

Gemäß dem Gemeindeverwaltungsgesetz überwacht die Beschwerdekammer, ob die Gemeinde Sønderborg die Rechtsvorschriften einhält. Die Aufsichtsbehörde kann eine Beschwerde jedoch nur bearbeiten, wenn es keine gesonderte Beschwerdestelle gibt.

Der Parlamentarische Ombudsmann übt die Kontrolle über die öffentliche Verwaltung aus und stellt unter anderem sicher, dass die Gemeinde Sønderborg rechtmäßig und in Übereinstimmung mit guter Verwaltungspraxis handelt.

Der Parlamentarische Ombudsmann ist keine eigentliche Beschwerdestelle, kann aber auf eigene Initiative oder aufgrund einer Beschwerde einen Fall genauer untersuchen.

Lesen Sie hier auch die Widerspruchsmöglichkeiten im Zusammenhang mit dem Registerzugang.

Wie lange ist die Fallbearbeitungszeit für den Zugang zu Dokumenten?

Wir müssen Ihren Antrag auf Zugang zu Dokumenten so schnell wie möglich und, soweit möglich, innerhalb von sieben Werktagen nach Erhalt Ihres Antrags beantworten. Kann Ihr Antrag ausnahmsweise nicht innerhalb von sieben Werktagen bearbeitet werden, werden wir Ihnen schnellstmöglich und vor Ablauf der Frist den Grund für die Fristüberschreitung erläutern und wann Sie mit der endgültigen Entscheidung rechnen können.

Sollten wir Ihre Anfrage auf Dokumenteneinsicht nicht innerhalb von 14 Tagen nach Eingang bearbeitet haben, haben Sie die Möglichkeit, sich gesondert über die Bearbeitungszeit zu beschweren.

Eine Beschwerde über die Fallbearbeitungszeit muss an uns weitergeleitet werden. Wenn wir Ihren Antrag auf Zugang zu Dokumenten nicht spätestens sieben Werktage nach Eingang der Beschwerde bearbeitet haben, müssen wir die Beschwerde mit einer Begründung für die Bearbeitungszeit an die Beschwerdestelle weiterleiten.