Über Datenschutz

Wenn die Gemeinde Sønderborg Ihre Daten verarbeitet, legen wir großen Wert darauf, sicherzustellen, dass die Daten sicher verarbeitet werden und nicht an unbefugte Personen gelangen.

Damit die Gemeinde Sønderborg gute kommunale Dienstleistungen erbringen kann, müssen wir personenbezogene Daten verarbeiten. Dies gilt sowohl für Informationen über Bürger als auch über Unternehmen, Mitarbeiter und Geschäftspartner.

Wir müssen alle personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit guten Datenverarbeitungspraktiken und in Übereinstimmung mit den folgenden Grundsätzen verarbeiten:

• Legalität, Fairness und Transparenz
• Zweckbindung
• Datenminimierung
• Richtigkeit
• Speicherbeschränkung
• Integrität und Vertraulichkeit
• Rechenschaftspflicht

Welche Informationen sammelt die Gemeinde Sønderborg über mich?

Im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Fällen oder Aufgaben im Rahmen der Ausübung öffentlicher Gewalt benötigen wir Informationen über Sie. Wir erheben nur die Informationen, die im Zusammenhang mit der Bearbeitung des Falles oder der Aufgabe, für die die Informationen erhoben wurden, erforderlich sind.

Wenn Sie bei uns angestellt sind oder eine Vergütung von uns erhalten, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um die ordnungsgemäße Zahlung von Gehalt/Vergütung und andere arbeitsrechtliche Angelegenheiten sicherzustellen.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die zu einer bestimmten natürlichen Person zurückverfolgt werden können.

Nach der DSGVO gibt es drei Kategorien personenbezogener Daten:

1. Allgemeine personenbezogene Daten – z.B. Name, Geschlecht, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und CPR-Nummer, finanzielle Verhältnisse usw
2. Informationen zu strafrechtlichen Verurteilungen und Straftaten
3. Besondere Kategorien personenbezogener Daten (sensibel) – Rasse und ethnische Herkunft, politische Überzeugungen, religiöse Überzeugungen, philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische Daten, biometrische Daten, Gesundheitszustand und sexuelle Orientierung.

Wir verwenden einige der Informationen, die wir über Sie haben, für Verwaltungsinformationen und Statistiken. Wir tun dies, damit wir z.B. Sie können die Entwicklung sehen und verfolgen, wie viele Menschen in der Gemeinde Sønderborg Bargeldhilfe, Krankenurlaub, Haushaltshilfe oder andere Leistungen von der Gemeinde erhalten.

Wir können Ihre Informationen auch verwenden, um Tools zu entwickeln, die die Fallbearbeitung unterstützen können. 

Wenn wir Ihre Daten für diese Zwecke verwenden, können wir nicht erkennen, dass es sich um Sie handelt (Ihre Daten werden pseudonymisiert). Es hat keinen Einfluss auf den Service oder die Hilfe, die Sie von der Gemeinde erhalten, wenn wir Ihre Daten für diese Zwecke verwenden (Verwaltungsinformationen und Statistiken).

Woher erhält die Gemeinde Sønderborg meine personenbezogenen Daten?

Im Zusammenhang mit der Bearbeitung Ihres Falles wird es in vielen Fällen erforderlich sein, Informationen über Sie einzuholen. Bei diesen Behandlungen bemühen wir uns, nicht mehr Informationen einzuholen, als für die Bearbeitung Ihres Falles erforderlich sind.

Wir können einige Informationen selbst von anderen öffentlichen Behörden oder gemeinsamen Registern erhalten, dies können Einkommensinformationen, STEUER, BBR usw. sein.

Wir bitten Sie um weitere Informationen, wenn Sie z.B. eine Leistung oder Dienstleistung beantragen.

Wir können auch Informationen von anderen Geschäftspartnern einholen, z.B. Arzt, Gesundheitswesen usw.

Sie haben jederzeit das Recht zu erfahren, woher wir im Zusammenhang mit der Bearbeitung Ihres Falles in der Gemeinde Informationen über Sie erhalten.

Die einzelnen Fachbereiche müssen Sie hierüber z.B. informieren. ein Antrag auf eine Dienstleistung oder Bereitstellung.

Wie lange werden meine personenbezogenen Daten gespeichert?

Wenn wir personenbezogene Daten über Sie erfassen und im Zusammenhang mit unserer Verarbeitung speichern, gelten unterschiedliche Richtlinien für die Dauer der Speicherung Ihrer Daten. Es variiert, je nachdem, ob es sich z.B. um ein Fall im Jobcenter, ein Baufall oder eine Bewerbung.

In bestimmten Berufsfeldern müssen wir Ihre Dateien und Informationen an das Nationalarchiv übergeben, bevor wir sie löschen können. Dies ist im Archivgesetz geregelt.

Der Zeitraum für die Speicherung personenbezogener Daten variiert je nach Art des Falles und den Umständen des Falles. Grundsätzlich können Sie jedoch davon ausgehen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von 5 Jahren nach Abschluss Ihres Falles speichern.
Die Dauer der Speicherung personenbezogener Daten kann manchmal länger als 5 Jahre betragen, wenn es sich um einen Sachverhalt handelt, der im Verjährungsgesetz einer längeren Verjährungsfrist unterliegt.
Umgekehrt speichern wir Ihre personenbezogenen Daten manchmal weniger als 5 Jahre, wenn wir zu dem Schluss kommen, dass Ihre personenbezogenen Daten keine administrative oder rechtliche Relevanz mehr haben.

Wenn Sie bei der Gemeinde Sønderborg beschäftigt sind oder eine Stelle haben, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten während der Dauer Ihres Beschäftigungsverhältnisses oder während der Zeit, in der Sie eine Stelle haben, und bis zu 10 Jahre nach Ihrer Kündigung.

Wenn die Aufbewahrungspflicht erlischt und eine etwaige Archivierungspflicht erfüllt ist, werden Ihre Daten gelöscht, woraufhin die Gemeinde keinen Zugriff mehr darauf hat.

Eine genaue Auskunft darüber, wie lange wir Ihre Daten speichern, erhalten Sie bei den einzelnen Stellen in der Gemeinde.

Wer erhält meine personenbezogenen Daten?

Datenverarbeiter
Sofern wir Auftragsverarbeiter einsetzen, vertrauen wir Ihre personenbezogenen Daten diesen an, da diese personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten.

Zugriff auf Dokumente
Wenn wir in einem Fall, in dem Ihre personenbezogenen Daten enthalten sind, einen Antrag auf Zugang zu Dokumenten erhalten, müssen wir die Informationen normalerweise weitergeben, es sei denn, es handelt sich um vertrauliche Informationen.

Wie werden meine persönlichen Daten in Self-Service-Lösungen behandelt?

Als Ausgangspunkt verwenden wir die gemeinsame öffentliche Login-Lösung Borger.dk, bei der Sie Ihre MitID als Schlüssel für die Anmeldung bei Self-Service-Lösungen und Formularen verwenden.
Möglicherweise stoßen Sie jedoch auch auf Formulare oder Self-Service-Lösungen, die keine so hohe Sicherheit erfordern. Hier können Sie sich in der Regel mit einem selbst gewählten Benutzernamen und Passwort registrieren.

Persönliche Daten in SMS-Diensten

Die Gemeinde Sønderborg nutzt mehrere SMS-Dienste für die Kommunikation mit den Bürgern. Dazu gehören unter anderem Dienste, die Benachrichtigungen über die Leerung von Abfallbehältern etc. bereitstellen

Die Gemeinde Sønderborg behält sich das Recht vor, die bestehenden SMS-Dienste im Rahmen der Krisenkommunikation zu nutzen, um betroffene Bürger schnell und effizient mit wichtigen Informationen zu erreichen.

Wie werden personenbezogene Daten für die Fernsehüberwachung in der Gemeinde Sønderborg verwendet?

Wenn Sie sich auf dem Gelände der Kommune Sønderborg, auf Bürgerserviceflächen und an Eingängen aufhalten, besteht die Gefahr, dass Sie von der Fernsehüberwachung der Kommune aufgezeichnet werden.

Für jede Form der Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Fernsehüberwachung gelten die Regelungen der Datenschutzgrundverordnung und des Datenschutzgesetzes.

Bildaufzeichnungen aus der TV-Überwachung werden spätestens 30 Tage nach der Aufzeichnung gelöscht. Aufzeichnungen, die Hinweise auf einen potenziell strafbaren Sachverhalt enthalten, werden mit der Übergabe an die Polizei gelöscht.

In bestimmten Fällen kann es erforderlich sein, Aufzeichnungen über einen längeren Zeitraum zu speichern, z.B. wenn die Aufzeichnung als Dokumentation in einem konkreten Streitfall verwendet werden soll. In diesen Fällen werden Sie gesondert benachrichtigt.
Eine Weitergabe oder Anzeige der TV-Aufzeichnungen an andere Personen als die Polizei erfolgt nicht, es sei denn, Sie haben hierzu ausdrücklich eingewilligt oder die Weitergabe ist gesetzlich vorgeschrieben.

Welche Rechte habe ich in Bezug auf den Datenschutz?

Wenn die Gemeinde Sønderborg Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, haben Sie gemäß der Datenschutzverordnung eine Reihe von Rechten, die Sie jederzeit ausüben können:

Auskunftsrecht (Auskunftsrecht)
Sie haben das Recht, Einblick in die Informationen zu erhalten, die wir über Sie verarbeiten, sowie eine Reihe weiterer Informationen. Möglicherweise haben wir viele Informationen über Sie. Die Beantwortung Ihrer Anfrage kann daher lange dauern, wenn wir in allen unseren Systemen nach den Informationen suchen müssen. Wenn Sie daher die Möglichkeit haben, anzugeben, über welche Informationen Sie Einblick wünschen, können wir Ihr Anliegen schneller bearbeiten.

In manchen Fällen haben Sie keinen Anspruch auf Zugriff. Es kann zum Beispiel Dies kann der Fall sein, wenn die Informationen, die Sie einsehen möchten, Vertragsbeziehungen, Geschäftsgeheimnisse oder Ähnliches offenbaren. Ihnen kann der Zugriff auch verweigert werden, wenn die Informationen Teil einer polizeilichen Ermittlung oder Ähnlichem sind.

Recht auf Berichtigung (Berichtigung)
Sie haben das Recht, falsche Angaben zu Ihrer Person berichtigen zu lassen.
Da die Kommunalverwaltung in vielen Fällen gesetzlich darauf beschränkt ist, Informationen über Sie zu korrigieren, erfolgt die Korrektur durch Hinzufügen einer Journalnotiz oder Ähnlichem zu Ihrem Fall mit Ihren Kommentaren und/oder Korrekturinformationen.

Recht zu löschen
In besonderen Fällen haben Sie das Recht, die Sie betreffenden Daten vor Ablauf unserer generellen Löschfrist löschen zu lassen. Bitte beachten Sie jedoch, dass wir als Behörde einem Löschungsverlangen nur in sehr begrenztem Umfang stattgeben können. da wir strengen Dokumentationspflichten unterliegen, um die Grundlage einer Entscheidung oder Entscheidung dokumentieren zu können.
Das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten besteht daher nicht in den Fällen, in denen die weitere Verarbeitung der personenbezogenen Daten für die Wahrnehmung unserer Aufgabe als Behörde erforderlich ist.
 

Recht, die Behandlung einzuschränken
In bestimmten Fällen haben Sie das Recht, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einschränken zu lassen. Wenn Sie das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung haben, dürfen wir die Daten – von der Speicherung abgesehen – künftig nur noch mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz einer Person oder wichtiger öffentlicher Interessen verarbeiten .
 

Widerspruchsrecht
In bestimmten Fällen haben Sie das Recht, unserer ansonsten rechtmäßigen Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen. Das Widerspruchsrecht gilt jedoch nicht, wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung der Gemeinde Sønderborg erforderlich ist.
 

Recht auf Übermittlung von Informationen (Datenübertragbarkeit)
In bestimmten Fällen haben Sie das Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese personenbezogenen Daten ungehindert von einem Datenverantwortlichen an einen anderen übertragen zu lassen.

Sie können dies tun, wenn die folgenden zwei Bedingungen erfüllt sind:
1. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt automatisiert und erfolgt auf Grundlage einer Einwilligung oder ist zur Vertragserfüllung erforderlich.
2. Sie haben uns selbst die von Ihnen verarbeiteten personenbezogenen Daten mitgeteilt.

Das Recht besteht jedoch nicht, wenn Ihre personenbezogenen Daten zur Lösung von im gesellschaftlichen Interesse liegenden Aufgaben erforderlich sind oder wir sie zur Ausübung öffentlicher Gewalt verwenden.
Weitere Informationen zu Ihren Rechten finden Sie unter Die Website der dänischen Datenschutzbehörde zu den Rechten der betroffenen Personen.

Ihr Einverständnis
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen (sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf einer Einwilligung beruht).
Durch den Widerruf Ihrer Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Wenn Sie Ihre Einwilligung erteilen, wird Ihnen mitgeteilt, an welche Adresse Sie sich wenden können, um Ihre Einwilligung zu widerrufen.

Lesen Sie mehr über Ihre Rechte in Die Leitlinien der dänischen Datenschutzbehörde zu den Rechten betroffener Personen

Gibt es eine Auskunftspflicht der Gemeinde?

Die Gemeinde ist verpflichtet, Sie zu informieren, wenn wir mit der Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten beginnen oder so schnell wie möglich danach – unabhängig davon, ob die Informationen direkt von Ihnen oder einer anderen Person stammen.

In der Regel müssen wir Ihnen die Informationen nicht weitergeben, wenn Sie bereits mit ihnen vertraut sind. Es gibt jedoch Ausnahmen, über die Sie mehr erfahren können Das Datenschutzgesetz.

Wie sicher sind meine mit der Gemeinde Sønderborg geteilten personenbezogenen Daten? 

Die Gemeinde Sønderborg sorgt für Sicherheit vor natürlichen sowie technischen und vom Menschen verursachten Bedrohungen und Schwachstellen, damit die Sicherheit und Arbeitsbedingungen der Bürger und Mitarbeiter sowie das Image der Gemeinde Sønderborg bestmöglich gewährleistet werden.

Wir sichern personenbezogene Daten, vertrauliche Informationen und kritische Daten, unabhängig davon, ob diese in digitaler oder Papierform vorliegen. Unser Ziel ist es, ein Sicherheitsniveau aufrechtzuerhalten, das bewährte Verfahren auf der Grundlage der ISO 27001/2-Standards für Informationssicherheit widerspiegelt.

Die Gemeinde Sønderborg hat Sicherheitsregeln und -verfahren für unsere Mitarbeiter erstellt, die teilweise darauf abzielen, Mitarbeiter vor Verletzungen zu schützen, die durch Mitarbeiter verursacht werden, und teilweise darauf abzielen, Mitarbeiter vor unbegründeten Verdachtsfällen von Sicherheitsverstößen zu schützen.

Wir stellen sicher, dass unsere Mitarbeiter über umfassende Kenntnisse der relevanten Sicherheitsanweisungen und -verfahren verfügen.

Wir überprüfen die Einhaltung der Informationssicherheit durch die Mitarbeiter und der von der Gemeinde umgesetzten Sicherheitsmaßnahmen.

Das Informationssicherheitsniveau der Gemeinde ønderborg entspricht jederzeit den geltenden Gesetzen und entspricht den aktuellen Sicherheitspraktiken im kommunalen Bereich.
Die Gemeinde verwendet eine gemeinsame Methode zur Risikoanalyse, Risikobewertung, Registrierung, Messung, Bewertung und Nachverfolgung der Informationssicherheit und führt regelmäßige Audits und Bewertungen der Sicherheit durch.

Was ist ein Datenschutzbeauftragter (DSB)?

Der Datenschutzbeauftragte ist in seiner Funktion eine unparteiische Stelle, die nicht auf die Verwaltung zurückgreift. Der Berater steht in Zusammenarbeit mit den Rechtsanwälten der Gemeinde mit Rat und Tat für die Fachbereiche zum rechtmäßigen, guten und sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten zur Seite.

Es ist die Aufgabe des Datenschutzbeauftragten sicherzustellen, dass die Gemeinde die Datenschutzverordnung und das Datenschutzgesetz einhält.

Sie können mehr darüber lesen die Rolle des Datenschutzberaters auf der Website der dänischen Datenschutzbehörde.

Sie können sich an den Datenschutzberater wenden, wenn Sie Zweifel haben, ob die Gemeinde mit Ihren personenbezogenen Daten richtig umgeht, oder wenn Sie Fragen dazu haben, wie die Gemeinde Sønderborg mit personenbezogenen Daten umgeht.

Wenn Sie sich über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Gemeinde beschweren möchten, wenden Sie sich bitte an uns Inspektion.

Wobei kann mir der Datenschutzberater NICHT weiterhelfen?

• Bei der professionellen Fallbearbeitung oder den Entscheidungen der Fachbereiche kann Ihnen der Datenschutzberater nicht weiterhelfen.
• Der Datenschutzberater kann keine Beratung zu Regeln oder Praktiken in diesem Bereich geben.
• Der Datenschutzbeauftragte kann nicht darüber entscheiden, ob im Zusammenhang mit der Bearbeitung des Falles, der Erbringung praktischer Hilfe etc. Fehler gemacht wurden.
• Der Datenschutzbeauftragte kann eine Entscheidung der Gemeinde nicht ändern.
• Der Datenschutzberater kann bei der Formulierung von Beschwerden über die Gemeinde bei den zuständigen Beschwerdestellen nicht behilflich sein.
• Wenn Sie Hilfe benötigen, um eine Entscheidung zu verstehen, sich über die Fallbearbeitung der Gemeinde zu beschweren oder Hilfe bei der Beschwerde über eine Entscheidung zu erhalten, können Sie sich an die Abteilung wenden, die den Fall bearbeitet hat.