Om databeskyttelse

Når Sønderborg Kommune behandler dine oplysninger har vi stort fokus på, at oplysningerne behandles sikkert, og ikke kommer til uvedkommendes kendskab.

For at Sønderborg Kommune kan levere god kommunal service, har vi brug for at behandle personoplysninger. Dette gælder oplysninger om både borgere, virksomheder, ansatte og samarbejdspartnere.

Vi skal behandle alle personoplysninger i overensstemmelse med god databehandlingsskik og under overholdelse af principperne om:

• Lovlighed, rimelighed og gennemsigtighed
• Formålsbegrænsning
• Dataminimering
• Rigtighed
• Opbevaringsbegrænsning
• Integritet og fortrolighed
• Ansvarlighed

Hvilke oplysninger indhenter Sønderborg Kommune om mig?

I forbindelse med behandlingen af sager eller opgaver, som led i offentlig myndighedsudøvelse, har vi brug for at indhente oplysninger om dig. Vi indhenter kun de oplysninger, der er nødvendige i forhold til at behandle den sag eller opgave, som oplysningerne er indsamlet til.

Hvis du er ansat eller modtager vederlag fra os, behandler vi dine personoplysninger for at sikre korrekt udbetaling af løn/honorar og andre ansættelsesretlige forhold.

En personoplysning er enhver oplysning, der kan føre tilbage til en bestemt fysisk person.

Der er tre kategorier af personoplysninger i henhold til GDPR:

1. Almindelige personoplysninger – f.eks. navn, køn, adresse, telefonnummer, emailadresse og CPR-nummer, økonomiske forhold m.v.
2. Oplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser
3. Særlige kategorier af personoplysninger (følsomme) – Race og etnisk herkomst, politisk overbevisning, religiøs overbevisning, filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssig tilhørsforhold, genetiske data, biometriske data, helbredsforhold og seksuel orientering.

Nogle af de oplysninger vi har om dig, bruger vi til ledelsesinformation og statistik. Det gør vi for, at vi f.eks. kan se og følge udviklingen i, hvor mange personer i Sønderborg Kommune, der modtager kontanthjælp, sygedagpenge, hjemmehjælp eller andre ydelser fra kommunen.

Vi kan også benytte dine oplysninger til at udvikle værktøjer, der kan understøtte sagsbehandlingen. 

Når vi bruger dine oplysninger til disse formål, kan vi ikke se, at de handler om dig (dine oplysninger er pseudonymiserede). Det har ingen indflydelse på den ydelse eller hjælp, som du modtager fra kommunen, at vi bruger dine oplysninger til disse formål (ledelsesinformation og statistik).

Hvor henter Sønderborg Kommune mine personoplysninger?

I forbindelse med behandlingen af din sag vil det i mange tilfælde være nødvendigt at indhente oplysninger om dig. Ved disse behandlinger bestræber vi os på, ikke at indhente flere oplysninger end de, der er nødvendige for at kunne behandle din sag.

Nogle oplysninger kan vi selv hente fra andre offentlige myndigheder eller fælles registre, det kan være indkomstoplysninger, SKAT, BBR mv.

Andre oplysninger beder vi dig om, når du f.eks. ansøger om en ydelse eller service.

Vi kan også indhente oplysninger fra andre samarbejdspartnere f.eks. læge, sundhedsvæsen m.fl.

Du har altid ret til at få at vide, hvorfra vi henter oplysninger om dig i forbindelse med din sagsbehandling i kommunen.

De enkelte fagområde skal oplyse det til dig i forbindelse med f.eks. en ansøgning om en service eller ydelse.

Hvor længe gemmes mine persondata?

Når vi indhenter personlige oplysninger om dig og gemmer dem i forbindelse med vores behandling, er der forskellige retningslinjer for, hvor længe vi gemmer dine oplysninger. Det varierer, alt efter om det drejer sig om f.eks. en sag i Jobcentret, en byggesag eller en jobansøgning.

Inden for visse fagområder skal vi aflevere dine sager og informationer til Rigsarkivet, inden vi må slette dem. Dette reguleres af arkivloven.

Tidsrummet for opbevaring af personoplysninger vil variere alt efter sagstype og sagens omstændigheder, men som udgangspunkt kan du gå ud fra, at vi gemmer dine personoplysninger i 5 år efter at din sag er afsluttet.
Fristen for opbevaring af personoplysninger kan nogle gange være længere end 5 år, hvis der er tale om et sagsområde, som er underlagt en længere forældelsesfrist i Forældelsesloven.
Omvendt opbevarer vi nogle gange dine personoplysninger i mindre end 5 år, hvis vi vurderer, at dine personoplysninger ikke længere har administrative eller retlig relevans.

Hvis du er ansat eller har et hverv i Sønderborg Kommune, opbevarer vi dine personoplysninger i hele din ansættelsesperiode eller i den periode, hvor du har et hverv og op til 10 år efter din fratræden.

Når opbevaringspligten udløber og et eventuelt arkiveringskrav er opfyldt, vil dine oplysninger blive slettet, hvorefter kommunen ikke længere har adgang til dem.

Du kan få præcise oplysninger om, hvor længe vi gemmer dine oplysninger ved at kontakte de enkelte områder i kommunen.

Hvem modtager min personoplysninger?

Databehandlere
Hvis vi gør brug af databehandlere, overlader vi dine personoplysninger til dem, idet de foretager behandling af personoplysninger på vores vegne.

Aktindsigt
Hvis vi modtager en anmodning om aktindsigt i en sag, som dine personoplysninger indgår i, skal vi normalt videregive oplysningerne, medmindre oplysningerne er fortrolige.

Hvordan håndteres mine persondata i selvbetjeningsløsninger?

Som udgangspunkt anvender vi den fælles-offentlige login-løsning Borger.dk, hvor du bruger dit MitID som nøgle til at logge dig ind på selvbetjeningsløsninger og blanketter.
Du kan dog også støde på formularer eller selvbetjeningsløsninger, som ikke kræver så høj sikkerhed. Her kan du typisk oprette dig med et selvvalgt brugernavn og password.

Persondata i SMS - tjenester

Sønderborg Kommune benytter flere sms-tjenester i kommunikation med borgere. Der er blandt andet tale om tjenester, der giver advisering om tømning af affaldsbeholdere m.m.

Sønderborg Kommune forbeholder sig retten til at bruge de eksisterende sms-tjenester, som et led i krisekommunikation for at kunne nå hurtigt og effektivt ud til berørte borgere med livsvigtig information.

Hvordan bruges persondata ved TV-overvågning i Sønderborg Kommune?

Når du opholder dig på Sønderborg Kommunes område, ved borgerbetjeningsområder og ved indgangspartier, kan du risikere at blive optaget af kommunens TV-overvågning.

Reglerne i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven gælder for enhver form for behandling af personoplysninger i forbindelse med TV-overvågning.

Billedoptagelser fra TV-overvågning slettes senest 30 dage efter optagelsen. Optagelser, der indeholder oplysninger om potentielt strafbare forhold, slettes, når de er overdraget til politiet.

I visse tilfælde kan det være nødvendigt at opbevare optagelser i længere tid f.eks. hvis optagelsen skal bruges som dokumentation i en konkret tvist. I disse tilfælde vil du blive underrettet særskilt herom.
TV-optagelserne bliver ikke videregivet eller vist til andre end politiet, medmindre du har givet dit udtrykkelige samtykke hertil, eller hvis videregivelsen følger af lov.

Hvilke rettigheder har jeg omkring databeskyttelse?

Når Sønderborg Kommune behandler dine personoplysninger, har du efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder, som du til enhver tid kan benytte dig af:

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger. Vi kan have mange oplysninger om dig. Din anmodning kan således tage lang tid at besvare, hvis vi skal søge efter oplysningerne i alle vores systemer. Har du derfor mulighed for at præcisere, hvilke oplysninger du ønsker indsigt i, vil vi kunne behandle din anmodning hurtigere.

I nogle tilfælde har du ikke ret til at få indsigt. Det kan f.eks. være, hvis de oplysninger, som du søger indsigt i, vil afsløre kontraktforhold, forretningshemmeligheder eller lignende. Du kan også få et nej til indsigt, hvis oplysningerne indgår i politiets efterforskning eller lignende.

Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få berigtiget urigtige oplysninger om dig selv.
Da kommunen lovgivningsmæssigt i mange tilfælde vil være begrænsede i at rette oplysninger om dig, foregår berigtigelsen ved at tilføje et journalnotat eller lignende i din sag med dine bemærkninger og/eller korrigerende oplysninger.

Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer – du skal dog være opmærksom på, at som offentlig myndighed kan vi kun i meget begrænset omfang imødekomme en anmodning om sletning, da vi er underlagt strenge dokumentationskrav i forhold til at kunne dokumentere det grundlag, en afgørelse eller beslutning er truffet på.
Retten til at få slettet sine personoplysninger gælder således ikke i de tilfælde, hvor den fortsatte behandling af personoplysningerne, er nødvendige for, at vi kan varetage vores opgave som offentlig myndighed.
 

Ret til begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
 

Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger, dog gælder indsigelsesretten ikke, hvis behandlingen af dine personoplysninger er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, der på hviler Sønderborg Kommune.
 

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Det kan du, når følgende to betingelser er opfyldt:
1.    Dine personoplysninger behandles automatisk og er baseret på et samtykke eller nødvendige for at opfylde en kontrakt.
2.    Du har selv givet os de personoplysninger, som behandles.

Rettigheden gælder imidlertid ikke, hvis dine personoplysninger er nødvendige for at løse opgaver i samfundets interesse, eller vi bruger dem til offentlig myndighedsudøvelse.
Du kan læse mere om dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside om registreredes rettigheder.

Dit Samtykke
Du kan til enhver tid tilbagekalde dit samtykke (hvis behandlingen af dine personoplysninger sker på baggrund af et samtykke).
Tilbagekaldelse af dit samtykke berører ikke lovligheden af den behandling, som er sket før tilbagekaldelsen af samtykket.
Når du afgiver et samtykke, vil du blive oplyst hvor du skal henvende dig for eventuelt at tilbagetrække samtykket.

Læs mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder

Har kommunens oplysningspligt?

Kommunen har pligt til at oplyse dig, når vi begynder at indsamle dine personoplysninger eller snarest muligt derefter – uanset om oplysningerne kommer direkte fra dig eller en anden.

Vi skal som udgangspunkt ikke give dig oplysningerne, hvis du allerede er bekendt med dem. Der findes dog undtagelser, som du kan læse mere om i Databeskyttelsesloven.

Hvor sikker er mine delte persondata med Sønderborg Kommune? 

Sønderborg Kommune opretholder et sikkerhedsværn mod såvel naturgivne som tekniske og menneskeskabte trusler og sårbarheder, så borgernes og medarbejdernes tryghed og arbejdsvilkår samt Sønderborg Kommunes image sikres bedst muligt.

Vi sikrer personoplysninger, fortrolige oplysninger og kritiske data, uanset om de er i digital form eller i papirform. Vi tilstræber at opretholde et sikkerhedsniveau, der er udtryk for bedste praksis med udgangspunkt i ISO 27001/2 standarderne for informationssikkerhed.

Sønderborg Kommune har udfærdiget sikkerhedsmæssige regler og procedurer for vores medarbejdere, der tager sigte på dels at beskytte medarbejderne mod skader forvoldt af medarbejderne, dels at beskytte medarbejderne mod ubegrundet mistanke om sikkerhedsbrud.

Vi sørger for, at vores medarbejdere har indgående kendskab til relevante sikkerhedsinstrukser og -procedurer.

Vi foretager kontrol af medarbejdernes overholdelse af informationssikkerheden og af de sikringsforanstaltninger kommunen iværksætter.

ønderborg Kommunes informationssikkerhedsniveau efterlever den til enhver tid gældende lovgivning og lever op til gældende sikkerhedspraksis i den kommunale sektor.
Kommunen anvender en fælles metode for risikoanalyse, risikovurdering, registrering, måling, vurdering og opfølgning på informationssikkerheden og gennemfører løbende revisioner og evalueringer af sikkerheden.

Hvad er en databeskyttelsesrådgiver (DPO) ?

Databeskyttelsesrådgiveren er i sin funktion en uvildig instans, der ikke refererer til administrationen. Rådgiveren bistår i samarbejde med kommunens jurister med råd og vejledning til fagområderne om lovlig, god og sikker håndtering af persondata.

Det er databeskyttelsesrådgiverens opgave at tilse, at kommunen lever op til databeskyttelsesforordningen og -loven.

Du kan læse mere om databeskyttelsesrådgiverens rolle på Datatilsynets hjemmeside.

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren, hvis du er i tvivl om, hvorvidt kommunen håndterer dine personoplysninger korrekt eller hvis du har spørgsmål til, hvordan Sønderborg Kommune håndterer personoplysninger.

Ønsker du at klage over kommunens behandling af dine personoplysninger skal du kontakte Datatilsynet.

Hvad kan databeskyttelserådgiveren IKKE hjælpe mig med?

• Databeskyttelsesrådgiveren kan ikke hjælpe dig med den faglige sagsbehandling eller de afgørelser, som områderne træffer.
• Databeskyttelsesrådgiveren kan ikke vejleder om regler eller praksis på fagområde.
• Databeskyttelsesrådgiveren kan ikke tage stilling til, om der er begået fejl i forbindelse med sagsbehandlingen, udførelsen af praktisk hjælp m.v.
• Databeskyttelsesrådgiveren kan ikke ændre en afgørelse, som kommunen har truffet.
• Databeskyttelsesrådgiveren kan ikke bistå med at formulere klager over kommunen til relevante klageorganer.
• Hvis du har brug for hjælp til at forstå en afgørelse, til at klage over kommunens sagsbehandling eller hjælp til at klage over en afgørelse, kan du kontakte den afdeling, som har behandlet sagen.