Aktindsigt og indsigt i statistikker og data

Sønderborg Kommune ønsker størst mulig åbenhed i den kommunale forvaltning, og vi vil derfor i vidt omfang give aktindsigt i mere end loven kræver. Vi kan dog ikke give aktindsigt i oplysninger, der er omfattet af regler om tavshedspligt, eller hvor videregivelse vil være i strid med anden lovgivning.  

Hvem kan søge om aktindsigt og om hvad?

I den offentlige forvaltning gælder der et princip om offentlighed. Det betyder, at enhver som udgangspunkt kan forlange at se alle de dokumenter, som en kommune besidder i en sag. Det dækker også over fx kort, film, tegninger eller udtræk af oplysninger fra vores databaser samt beskrivelser af de typer af oplysninger, der indgår i vores databaser. 

Adgangen til aktindsigt er dog ikke uden undtagelser.

Drejer din henvendelse om aktindsigt din egen sag, eller er du part i en sag, hvilket vil sige, at du er direkte berørt af en afgørelse, som vi har truffet, har du ret til aktindsigt efter reglerne i forvaltningsloven. Eksempelvis kan der være personlige oplysninger, som du kun kan få aktindsigt i, hvis du er part i sagen, og som andre fx journalister ikke kan få indsigt i.

Ønsker du aktindsigt i miljøoplysninger, findes der adgang til aktindsigt efter miljøoplysningsloven. Loven supplerer bestemmelserne om aktindsigt efter offentlighedsloven og forvaltningsloven.

Du kan også få indsigt i registre. Hvis du søger indsigt i alle Sønderborg Kommunes registre/behandlinger om dig selv, kan du søge om registerindsigt via Borger.dk

Hvilke oplysninger kan du ikke få aktindsigt i?

Der er visse typer af sager, hvor vi på grund af offentlighedslovens regler ikke må give aktindsigt. De vigtigste undtagelser er:

• Straffesager og sager om ansættelse og forfremmelse i det offentlige
• Personalesager
  Du kan kun få oplysninger om den ansattes navn, stilling, uddannelse, arbejdsopgaver, lønmæssige forhold og tjenesterejser

Foruden ovenstående oplysninger, kan man for ansatte i chefstillinger kun få oplysninger om disciplinærsager, som er mindre end to år gamle.

Interne dokumenter
Efter offentlighedsloven er interne dokumenter som udgangspunkt undtaget fra aktindsigt. Ved interne dokumenter forstås dokumenter, som vi udarbejder til eget brug, og som ikke er afgivet til udenforstående, hvilket vil sige fysiske eller juridiske personer uden for Sønderborg Kommune. Det kan for eksempel være:

• Intern udveksling af oplysninger inden for kommunens forvaltninger
• Intern udveksling af oplysninger mellem kommunalbestyrelsen og dens udvalg, organer og forvaltninger

I nogle tilfælde vil du dog have krav på aktindsigt i interne dokumenter. Det drejer sig for eksempel om interne dokumenter, som kun indeholder vores endelige beslutning i sagen eller kun indeholder oplysninger, der er omfattet af notatpligt.

Selv om der er tale om interne dokumenter, har du krav på at få aktindsigt i oplysninger om en sags faktiske grundlag i det omfang, oplysningerne er relevante for sagen, hvis disse oplysninger ikke fremgår af andre dokumenter end de interne.

Andre specielle dokumenter kan være undtaget fra aktindsigt. Det kan for eksempel være vores brevveksling med en advokat i forbindelse med retssager eller dokumenter i forbindelse med aftaler om indkøb, tilbud med mere, politikere og offentlige ansattes kalendere.

Der vil i forbindelse med anmodninger om aktindsigt i kalendere altid blive foretaget en konkret vurdering af, om der er oplysninger, der ikke kan videregives, fordi det vil være i strid med anden lovgivning eller om regler om tavshedspligt.

Fortrolige oplysninger
Nogle oplysninger er undtaget fra retten til aktindsigt. Det kan fx være oplysninger om:

• Enkeltpersoners private eller økonomiske forhold
• Virksomheders drifts- eller forretningsforhold og tekniske indretninger

Retten til aktindsigt kan også begrænses i andre tilfælde, for eksempel hvis dette er nødvendigt for at beskytte det offentliges økonomiske interesse eller i forbindelse med det offentliges kontraktindgåelse.

Andre undtagelser
Væsentlige hensyn til såvel kommunens interesser som andre offentlige eller private interesser kan efter en konkret vurdering medføre, at aktindsigt kan begrænses. Det gælder for eksempel:

• Hensynet til gennemførelse af vores kontrol- eller planlægningsopgaver
• Hensynet til vores forretningsvirksomhed og økonomiske interesser
• Forskeres og kunstneres originale ideer, foreløbige forskningsresultater og manuskripter
• Hensynet til rigets udenrigspolitiske interesser
• Hensynet til staten sikkerhed ellers rigets forsvar.

Herudover kan også andre dokumenter eller oplysninger være undtaget fra aktindsigt, hvis pligten til aktindsigt er begrænset af særlige bestemmelser om tavshedspligt efter anden lovgivning.

Du kan som udgangspunkt kun få aktindsigt i eksisterende dokumenter på sagen, og vi er således ikke forpligtet til at udarbejde nyt materiale, analyser, statistikker m.m. Hvis du beder om oplysninger, som kan fremskaffes ved at foretage en sammenstilling af eksisterende oplysninger i kommunens databaser, skal der også gives aktindsigt i disse såkaldte ”dataudtræk”, hvis de kan foretages ved få og enkle kommandoer.

Hvordan søger du om aktindsigt?

Der er ingen krav til, hvordan du skal anmode om aktindsigt. Det kan ske via brev, e-mail, telefon eller ved personlig henvendelse.

Ønsker du aktindsigt i en sag eller et dokument, skal du henvende dig til det område eller den afdeling i kommunen, der har med den pågældende sag at gøre. Er du part i en igangværende sag, skal du henvende dig til den pågældende sagsbehandler eller afdeling, der behandler din sag.

Ønsker du aktindsigt i andre sager eller dokumenter, eller er du i tvivl om, hvor du skal henvende dig, så send anmodningen til Byrådssekretariatets e-mail aktindsigt@sonderborg.dk eller ring på tlf. +45 88 72 64 00. Registerindsigt søger du dog via Borger.dk.

Din anmodning om aktindsigt skal indeholde de oplysninger, der er nødvendige for, at den sag eller de dokumenter, som du søger aktindsigt i, kan identificeres. Anmodningen kan angive et tema for det, der søges aktindsigt i. Et tema kan eksempelvis være ”sager om snerydning”. Jo mere præcis du er i din beskrivelse af, hvad du ønsker aktindsigt i, jo nemmere og hurtigere vil vi kunne behandle din anmodning.

Det er ikke et krav, at du skal begrunde dit ønske om aktindsigt, og det er heller ikke nødvendigt at kende journalnummeret eller betegnelsen for den sag, som du ønsker aktindsigt i.

Er du part i en sag, skal du dog angive, hvilken sag det drejer sig om.

Hvad gør jeg, hvis jeg får afslag på aktindsigt?

Vi har mulighed for at afslå behandlingen af en anmodning om aktindsigt, hvis behandlingen af anmodningen vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug. Det kan være tilfældet, hvis der anmodes om aktindsigt i mange sager eller dokumenter, eller anmodningen på grund af dokumenternes og sagernes indhold vil være kompliceret at behandle.

Vi har også mulighed for at afslå behandlingen af en anmodning om aktindsigt, hvis anmodningen må antages at skulle tjene et retsstridigt formål eller lignende.

Hvis du får afslag på aktindsigt eller kun får indsigt i en del af det materiale, som du er begæret aktindsigt i, har du krav på en afgørelse med en begrundelse og klagevejledning. Såfremt du er uenig i afgørelsen, har du mulighed for at klage over afgørelsen som beskrevet i klagevejledningen.

Hvis du ønsker at klage over en afgørelse om aktindsigt, skal du fremsende klagen til den afdeling i Sønderborg Kommune, der har truffet afgørelsen om aktindsigt. Herefter vil vi genoverveje afgørelsen. Hvis vi fastholder vores afgørelse, vil vi senest syv arbejdsdage efter modtagelsen af klagen, videresende klagen og sagens dokumenter til klageinstansen.

Ankestyrelsen fører i henhold til den kommunale styrelseslov tilsyn med, om Sønderborg Kommune overholder lovgivningen. Tilsynet kan dog kun behandle en klage, såfremt der ikke er nogen særskilt klageinstans.

Folketingets Ombudsmand udøver kontrol med den offentlige forvaltning og påser blandt andet, at Sønderborg Kommune handler lovligt og i overensstemmelse med god forvaltningsskik.

Folketingets Ombudsmand er ikke en egentlig klageinstans, men kan på eget initiativ eller på grund af en klage undersøge en sag nærmere.

Læs også om klagemuligheder i forbindelse med registerindsigt her.

Hvor lang sagsbehandlingstid er der på aktindsigt?

Vi skal besvare din anmodning om aktindsigt snarest og i videst mulig omfang inden syv arbejdsdage efter modtagelsen af din anmodning. Kan din anmodning undtagelsesvis ikke færdigbehandles inden syv arbejdsdage, vil vi hurtigst muligt og inden fristens udløb forklare dig om årsagen til overskridelsen af fristen, og hvornår du kan forvente at få den endelige afgørelse.

Har vi ikke færdigbehandlet din anmodning om aktindsigt inden 14 dage efter modtagelsen, har du mulighed for at klage særskilt over sagsbehandlingstiden.

En klage over sagsbehandlingstiden skal fremsendes til os. Hvis vi ikke har færdigbehandlet din anmodning om aktindsigt senest syv arbejdsdage efter klagens modtagelse, skal vi videresende klagen til klageinstansen med en begrundelse for sagsbehandlingstiden.